44. Dal documento alla scrittura: acquisizione delle evidenze
La prima operazione consiste nel definire una pista di controllo per ciascun evento. Non è sufficiente disporre di un elenco di conti: occorre anche conservare la fonte esterna e il responsabile della registrazione.
Capitale
La deliberazione e il versamento si riconciliano con il conto Capitale sociale e con il bonifico.
Finanziamenti
Il contratto e l’estratto conto identificano ammontare del finanziamento, rimborso, tasso e eventuali spese.
Acquisti
La fattura va confrontata con l’ordine e con la documentazione di consegna; la detrazione IVA viene verificata a parte.
Vendite
Ordine, documento di trasporto e fattura si riconciliano con crediti e ricavi; i pagamenti successivi estinguono posizioni già esistenti.
Assestamenti
Il valore di rimanenze, l’ammortamento e la perdita attesa su crediti devono trovare riscontro in inventari, schede cespiti e analisi del recupero.
L’attività di controllo non è una semplice spunta: serve a individuare fatti non contabilizzati, errori di classificazione, differenze quantitative e passività non rilevate. È preferibile correggere una discrepanza documentandone l’origine anziché immettere una scrittura provvisoria senza spiegazione.