66. Manuale di procedure: dalla decisione al controllo

La documentazione societaria diventa realmente utile quando collega decisioni e conseguenze economiche. Una procedura sintetica può seguire la sequenza: proposta, istruttoria, controllo di competenza, delibera, esecuzione, registrazione, riconciliazione, monitoraggio e archiviazione. Questo flusso previene la situazione frequente in cui un atto è deliberato, ma le registrazioni e gli adempimenti successivi non vengono eseguiti.

Per rendere misurabile il controllo, ogni fase dovrebbe indicare responsabile, documento atteso, termine e modalità di verifica. La segregazione delle funzioni è desiderabile ma va adattata alle dimensioni dell’impresa: nelle realtà piccole, quando non è possibile separare pienamente autorizzazione ed esecuzione, si possono prevedere controlli successivi indipendenti. Una procedura soltanto scritta e non applicata non costituisce un assetto effettivo.

Caso professionale svolto

La società approva un aumento di capitale e registra l’atto, ma non riconcilia gli incassi dei conferimenti. Un controllo incrociato fra atto, sottoscrizioni, banca e libro giornale evidenzia una differenza di 20.000 euro. Il professionista non “aggiusta” il saldo con una scrittura generica: individua il socio interessato, verifica scadenze e pagamenti, qualifica correttamente il credito e documenta la soluzione.

Controlli e quesiti di revisione

• Individuare la documentazione primaria che dimostra la natura dell’operazione e il soggetto competente a deliberarla, evitando di confondere autorizzazione interna e rappresentanza verso terzi.
• Riconciliare dati gestionali, delibere, contratti e contabilità generale, annotando eventuali incongruenze di classificazione, competenza temporale o valutazione.
• Formulare almeno uno scenario alternativo plausibile e verificare come cambierebbero decisione, informativa e rischi per soci, società e creditori.