Il caso

La medesima persona crea il fornitore in anagrafica, registra la fattura e autorizza l’IBAN per il bonifico. Il sistema è usato da una società con dieci dipendenti.

Analisi e ragionamento

La dimensione ridotta non esclude il rischio di frodi o errori. Non sempre è possibile separare ogni fase, ma si può introdurre un controllo compensativo indipendente, per esempio l’approvazione periodica degli IBAN nuovi da parte dell’amministratore.

Lavoro operativo

Individuare chi avvia, approva, contabilizza ed esegue il pagamento. Confrontare l’elenco delle anagrafiche modificate e i pagamenti effettivi. Su un campione, ricostruire fattura, ordine, ricezione della merce e autorizzazione bancaria.

Decisione e risultato atteso

Documentare le eccezioni e implementare alert sulle variazioni di coordinate bancarie. L’audit trail di sistema serve solo se è conservato e riesaminato; la semplice presenza di log non costituisce un controllo.

Domanda di verifica. Quale fatto è già documentato, quale dato manca, chi è competente a decidere e quale evidenza indipendente consentirà di verificare la qualità dell’azione scelta?