Il caso

Una S.r.l. industriale ha tre amministratori, ma soltanto uno firma ordini e contratti. Lo statuto prevede l’amministrazione collegiale; non si trova una delega che attribuisca poteri gestori autonomi per gli acquisti.

Analisi e ragionamento

Una matrice delle deleghe deve distinguere la rappresentanza verso i terzi dalla competenza interna a deliberare. L’accesso al conto corrente e la possibilità tecnica di firmare un ordine non dimostrano, da soli, che una decisione sia stata regolarmente assunta.

Lavoro operativo

Si ricostruisce l’elenco degli atti negli ultimi sei mesi, verificando statuto, delibere, procure, contratti e comunicazioni. Si classificano gli atti ordinari e quelli straordinari e si determina il livello di approvazione previsto per ciascuna categoria.

Decisione e risultato atteso

Predisporre una matrice con: operazione, soglia interna, organo competente, firmatario, documento di autorizzazione e controllo successivo. Se le deleghe sono incomplete, la soluzione non consiste nel retrodatare documenti, ma nel regolarizzare il processo per il futuro e valutare gli atti pregressi.

Domanda di verifica. Quale fatto è già documentato, quale dato manca, chi è competente a decidere e quale evidenza indipendente consentirà di verificare la qualità dell’azione scelta?